Wedding Planner: from A to Z

Mình thích cảm giác đứng sau cô dâu trong ngày cưới của các em. Mình yêu thích cảm giác đó hơn là xuất hiện quần là váy lượt trong đám cưới cùng mọi người. Để làm gì ư? Để được ngắm nhìn các em rạng rỡ trong nụ cười hạnh phúc, trong khung cảnh mà các em hằng mơ ước. Để thầm lặng dõi theo, vui khi thấy các em hạnh phúc; và sẽ là người đầu tiên xử lý các sự cố – nếu không may – xảy ra cho các em. Để rồi khi hoàn thành một đám cưới, mình lại lặng lẽ rút lui về phía sau.

wedding planner: from A-Z (#1)

Wedding Planner” là như thế! Công việc trừu tượng đến mức khó giải thích cho mọi người và luôn là người âm thầm đứng sau mọi thứ. Lúc thành công, tên của các Florist, Photographer, Decoration Artist… sẽ luôn được nhắc đến. Nhưng khi có sai lầm, sự cố thì Wedding Planner lại là người chịu trách nhiệm và giải quyết tất cả.

Thế nên, hôm nay, mình trở lại 1 câu hỏi XƯA nhưng không CŨ:

WEDDING PLANNER LÀ AI? VÀ HỌ LÀM GÌ?

Bởi dường như mọi người vẫn còn mơ hồ giữa các khái niệm. Nhiều cô dâu đến với mình chỉ nghĩ đơn giản: Wedding Planner là người làm trang trí. Số khác hiểu được phần nào ý nghĩa công việc, nhưng lại không biết cụ thể Wedding Planner sẽ làm gì cho đám cưới của mình?

Ghi chú: bài viết sau đây khá trần trụi và thực tế… chống chỉ định các bạn chỉ thích hoặc yêu những gì nhẹ nhàng!

— // —

1/. Wedding Planner là ai?

Nói 1 cách trực quan và cụ thể nhất, thì Wedding Planner giống như người Tư vấn, Thiết kế, Giám sát & Quản lý trong Xây dựng.

Nếu khách hàng là bên A, nhà thầu là bên B thì người Tư vấn, Thiết kế, Giám sát & Quản lý công trình lại là một bên C riêng biệt. Họ luôn đứng giữa A & B. Họ hoạt động độc lập, có trách nhiệm tham mưu, tư vấn cho bên A những phương án tối ưu. Đưa ra thiết kế phù hợp với nhu cầu và đại diện cho bên A để làm việc, quản lý tiến độ cũng như nghiệm thu sản phẩm cuối cùng của bên B (đơn vị thi công). Họ đứng về phía bên A khi xảy ra tranh chấp hay phối hợp cùng hai bên giải quyết các sự cố không mong muốn một cách ổn thoả nhất với mức thiệt hại tối thiểu cho cả hai. Nói cách khác, họ sẽ làm mọi cách để đảm bảo cho 1 điều duy nhất: quyền lợi của khách hàng (tức bên A).

Thế nên, Wedding Planner chưa và cũng sẽ không bao giờ là người làm hoa, trang trí… hay tự cung tự cấp luôn các dịch vụ cho khách hàng. Bởi nếu vừa đánh trống, vừa thổi kèn như vậy thì khi xảy ra sự cố, ai sẽ là người đứng về phía các cô dâu để bảo vệ quyền lợi cho họ?


2/. Wedding Planner làm gì?

wedding planner: from A-Z (#4)

Nhìn sơ qua thì công việc của những Wedding Planner là rất nhàn. Và hầu hết mọi người đều nghĩ như vậy (nếu may mắn không bị hiểu nhầm là người làm trang trí). Mình đã từng gặp nhiều cô dâu quan niệm các Wedding Planner chỉ là người đứng giữa, bán nước bọt và ăn tiền từ 2 bên: của khách hàng và của các nhà cung cấp. Đó hoàn toàn là những hiểu lầm tai hại. Nhưng mình biết, không thể trách các cô dâu bởi họ không sai khi có quá nhiều những thứ tương tự đang diễn ra trước mắt. Có trách là trách những người làm nghề đã làm sai để biến tướng thành như vậy.

Thực ra, khối lượng công việc của các Wedding Planner là cực lớn và khó có thể quy nạp 1 cách cụ thể. Nó rất trừu tượng và mông lung. Từ những việc thuộc về chuyên môn như: hoạch định kế hoạch, lên bảng timeline, gặp gỡ các nhà cung cấp, lựa chọn phương án tốt nhất… cho đến những việc không tên như tâm sự, tỉ tê cùng các cô dâu.

Nhưng nói tóm lại, mình có thể ghi chú lại một vài gạch đầu dòng để các bạn hiểu được phần nào:

+ Định hướng

Giúp cho các cặp đôi có cái nhìn thực tế hơn về đám cưới, định hướng tổ chức và lên kế hoạch từng bước để thực hiện. Bên cạnh đó, điều quan trọng nhất theo mình là cân đối mối tương quan giữa khả năng thực tế và những mong muốn của cô dâu.

+ Tư vấn

Về những điều nên / không nên trong đám cưới. Nhiều cô dâu đến với Cầm trong tâm trạng hoang mang vì… chưa chuẩn bị gì. Ngược lại, có bạn lại quá nhiều ý tưởng dẫn đến việc không biết sẽ thực hiện ra sao. Lúc đó, Wedding Planner sẽ phải cân nhắc, sắp xếp để có thể biến những ý tưởng đó thành hiện thực.

+ Thẩm mỹ

Thẩm mỹ ở đây không hoàn toàn dựa trên các khái niệm ĐẸP / XẤU… bởi những cặp phạm trù ấy rất cảm tính và vô chừng. Với mình, yếu tố thẩm mỹ nên đặt trong mối tương quan với các điều kiện thực tế mà mình có thể thực hiện.

Bên cạnh đó, mỗi Wedding Panner đều có một gu thẩm mỹ riêng, giúp hình thành nên phong cách, sở trường của họ. Điều này cũng góp phần ảnh hưởng tạo nên một nhóm đối tượng khách hàng riêng, là những người có cùng quan điểm về thẩm mỹ với mình.

+ Chia sẻ

Cầm từng nhận được những cú điện thoại lúc 10h đêm thông báo rằng hai đứa đang giận nhau. Chàng thì tắt điện thoại, phóng xe đi đâu mất còn Nàng thì đang khóc sưng mắt, không biết nói với ai… Hoặc những tin nhắn lúc 3h sáng cancel mọi thứ:

- Chị ơi, em huỷ ! Không cưới xin gì nữa!

Thế nên, Cầm nhận ra đây cũng là điều quan trọng không kém gì những vấn đề về chuyên môn. Những lúc này, Wedding Planner trở thành một người bạn, một chỗ dựa tinh thần để các cặp đôi có thể tâm sự, chia sẻ những cảm xúc trước ngày cưới. Những cảm xúc rất thật mà dường như bất cứ ai ở thời điểm này đều sẽ trải qua. Vui, buồn, căng thẳng, bất đồng, tranh cãi… Và những lúc như thế… đôi khi, ta chỉ cần 1 người bạn.

Thế nhưng, đó không phải là tất cả. Còn hàng nghìn, hàng vạn những công việc không tên mà chắc chỉ có người trong cuộc, khi xảy ra chuyện mới có thể hiểu được. Đó là nhũng thứ khó có thể quy thành các điều khoản cụ thể A, B, C… để ký hợp đồng, để quy trách nhiệm về nhau. Mà chỉ đơn giản là, khi các cô dâu cần… thì Wedding Planner sẽ là người chăm sóc, lắng nghe và chia sẻ cùng bạn!

Như lời một bé cô dâu đã viết cho mình sau đám cưới:

“Wedding Planner – định nghĩa về công việc này thật rất khó! Bởi khi mình định nghĩa nó thì chính định nghĩa này lại làm hạn chế đi những ý nghĩa mà nó mang lại! Bởi khi ta định nghĩa được, thì ta cũng có thể nghĩ mình tự làm được, chỉ cần đến gặp các nhà cung cấp dịch vụ thôi mà, đâu cần đến Wedding Planner làm gì cho tốn tiền! Và một khi đã có định nghĩa như vậy thì ta sẽ dễ dàng đòi hỏi, kỳ vọng rất nhiều vào người được chọn, để rồi khi không như ý thì lại thất vọng, mang ấn tượng xấu về những người làm việc này…” – Hiền Phùng.


3/. Wedding Planner kết nối với các nhà cung cấp như thế nào?

Dù một Wedding Planner phải có kiến thức sâu, rộng về hoa, thời trang, mỹ thuật… nhưng chưa bao giờ (và cũng không bao giờ) là người làm hoa, trang trí hay kiêm luôn make-up, chụp ảnh, quay phim… cả. Thay vào đó, mỗi phần công việc, họ sẽ dành cho những nhà cung cấp chuyên nghiệp. Wedding Planner chỉ là người tư vấn cho bạn, thay mặt bạn ký hợp đồng, đôn đốc, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm cuối cùng của các nhà cung cấp đó.

Dĩ nhiên, mỗi Wedding Planner đều có những nhà cung cấp dịch vụ thân thiết (close partner). Đó là những nhà cung cấp thường cộng tác với nhau, hiểu cách làm việc, ăn ý với nhau đến từng phần nhỏ nhất. Thế nên, nếu bạn làm việc với các “close partner” của Wedding Planner, chắc chắn rằng, bạn sẽ được hưởng lợi không ít… mà điều lớn nhất, chính là sự suông sẻ trong quá trình công việc diễn ra.

Nhưng nếu bạn không thích những  “close partner” ấy thì sao?

Không sao cả! Một Wedding Planner đúng nghĩa sẽ làm việc với tất cả các nhà cung cấp mà cô dâu yêu cầu. Tuy nhiên, với những nhà cung cấp không phải đối tác thân thiết này, các Wedding Planner sẽ khó khăn hơn trong việc điều chỉnh cách làm việc hoặc thẩm định chất lượng sản phẩm cuối cùng của họ.


4/. Mối quan hệ giữa Wedding Planner & Nhà cung cấp?

Đó là mối quan hệ đối tác – hai bên cùng có lợi trong công việc. Đi sâu hơn, bạn có thể thấy cách đặt vấn đề rất thực tế:

“Mình giới thiệu khách qua cho bạn, bạn gửi % hoa hồng lại cho mình”.

Dĩ nhiên, điều đó không sai và cũng là cách làm khá phổ biến. Nhưng một mối quan hệ sâu hơn, bền chặt hơn giữa Wedding Planner & Nhà cung cấp không nên chỉ đơn giản là lợi ích qua lại. Mà nó nên đặt trên sự hỗ trợ nhau sao cho tốt nhất để công việc chung luôn được đảm bảo.

Về cá nhân, mình thường không nhận khoản % này từ các đối tác và sẽ chuyển thẳng cho các cặp đôi. Xem như đây là món quá nhỏ mà Wedding Planner & Nhà cung cấp dịch vụ có thể gửi tặng các cô dâu. Tuy nhiên, ở phía ngược lại, để có thể là “đối tác ruột” của nhau, mình lại yêu cầu rất cao trong công việc, mà trên hết, phải là thái độ khi làm việc cùng nhau (teamwork). Tất cả đều phải ưu tiên và đặt cái chung lên cao nhất.

wedding planner: from A-Z (#3)


5/. Làm việc với các Wedding Planner, bạn được lợi gì?

Đây là câu hỏi Cầm nhận được khá nhiều. Hầu hết mọi người đều quan tâm đến việc có được discount không? Và nếu được thì sẽ discount bao nhiêu?

Trên thực tế, ưu đãi khi làm việc với các đối tác thân thiết chắc chắn là có, nhưng giảm giá bao nhiêu, có hay không… thì sẽ tuỳ vào từng nhà cung cấp cụ thể. Vì mỗi partner đều offer cho Wedding Planner những ưu đãi riêng, không nhất thiết là quy về việc discount.

Ví dụ cụ thể nhé: Cầm từng có 1 cô dâu tổ chức ở Sheraton trong 2 ngày liên tiếp. Và để tiết kiệm, Cầm quyết định ngày thứ 2 sẽ sử dụng lại những trang trí của ngày thứ 1 (chỉ chỉnh sửa lại chút ít). Vấn đề xảy ra khi không có chỗ để cất giữ những trang trí sau ngày đầu tiên (dĩ nhiên là không thể làm xong, lại mang về, rồi ngày thứ 2 lại chở xe tải lên tiếp). Mà khách sạn chắc chắn cũng sẽ không cho mình để đồ… Nhưng khi là partner của nhau, Sheraton đã rất hỗ trợ Cầm bằng cách lock luôn 1 phòng của họ để bên trang trí cất đồ đạc của ngày thứ 1!

Đó là những ưu đãi cực kỳ tốt, và theo quan niệm của Cầm, việc discount hay không không quan trọng bằng cách các partner hỗ trợ nhau trong công việc. Bởi có những thứ không thể quy ra tiền hoặc phần discount chỉ 5-10% đó không thể giải quyết được vấn đề.


6/. Wedding Planner tính phí như thế nào? ĐẮT hay RẺ?

Chính vì công việc của các Wedding Planner rất rộng, chi tiết và dàn trải trên nhiều lĩnh vực khác nhau, nên phí của các Wedding Planner sẽ tính theo % trên mức phí các công việc mà nhà cung cấp dịch vụ báo giá. Đó cũng là cách tính phí mà các Wedding Planner trên thế giới sử dụng. Hơn nữa, cách tính này đảm bảo sự rõ ràng bởi 2 lý do:

+ Phản ánh đúng nhu cầu và khả năng thực các cô dâu. Nếu yêu cầu của bạn càng cao, càng nhiều, càng khó, càng sử dụng nhiều dịch vụ… thì đồng nghĩa với việc phí cho Wedding Planner sẽ tăng lên. Nhưng nếu bạn chỉ có 1 ngân sách nhất định và tin vào sự sắp xếp của Wedding Planner, thì mức phí của Cầm cũng vì thế mà xác định ngay từ đầu.

+ Những khái niệm đẹp / xấu, sang trọng / đơn giản… thường là cảm tính. Nó phụ thuộc vào cảm quan mỗi người. Nên khó có thể chỉ dựa vào cảm quan của bản thân Wedding Planner để rồi định giá các package của mình theo mức chi phí. Quan trọng hơn, Wedding Planner không phải là người thực hiện các công việc đó, vậy thì làm sao có thể tự định ra các package như vậy?


7/. Mối quan hệ giữa Wedding Planner & Cô dâu?

Như Cầm đã nói ở trên, đây là một mối quan hệ đặc biệt bởi nó không chỉ đơn thuần là người bán – người mua, mà trên hết, nó còn là sự chia sẻ, đồng cảm.  Wedding planner (về 1 phương diện nào đó), không phải là người PHẢI làm vừa lòng khách hàng. Wedding Planner là người tư vấn, chỉ ra những điều hợp lý & không hợp lý cho đám cưới cũng như cân chỉnh những vấn đề liên quan đến thẩm mỹ, ngân sách của bạn. Các cô dâu sẽ vui khi có 1 đám cưới trọn vẹn, chỉnh chu và nằm trong khả năng chứ không phải khách hàng đòi gì ta cũng đều đáp ứng thì họ hài lòng.

Vì vậy, mối quan hệ giữa Wedding Planner & Cô dâu phải được xây dựng trên 2 điều cơ bản nhất: NIỀM TIN & SỰ CHÂN THÀNH.

Không có NIỀM TIN & SỰ CHÂN THÀNH đó, các cô dâu sẽ không bao giờ có được một đám cưới trọn vẹn như ý. Trong khi đó, ở chiều ngược lại, các Wedding Planner sẽ không thể hết lòng vì khách hàng của mình.

Cho đến bây giờ, sau 10 năm dõi theo các cô dâu, Cầm có thể khẳng định chắc chắn rằng chân lý trên chưa bao giờ thay đổi.

wedding planner: from A-Z (#2)


8/. Bạn có cần Wedding Planner hay không?

Để trả lời câu hỏi này, trước hết, mình muốn bạn tự trả lời một số câu hỏi phía dưới. Khi tự trả lời được các câu hỏi này, bạn sẽ biết có cần một Wedding Planner cho đám cưới của mình hay không.

+ Bạn có hiểu công việc của các Wedding Planner (hoặc ít ra là mong muốn được hiểu thông qua quá trình làm việc cùng với  Wedding Planner) hay không?

+ Bạn có muốn nhẹ đầu, không phải lo lắng gì nhiều và “enjoy” đám cưới của mình?

+ Ngân sách của bạn có dư dả không?

+ Bạn có đủ thời gian và nhân lực để tự tổ chức đám cưới cho chính mình?

Và câu hỏi cuối, cũng là quan trọng nhất:

+ Bạn có tin tưởng người được chọn để tổ chức đám cưới cho mình hay không?


9/. Các cô dâu có thể tự lên kế hoạch cho đám cưới của mình được không (thông qua việc tìm kiếm thông tin trên internet)?

Được chứ! Bất cứ ai đều có thể tự lên kế hoạch cho đám cưới của mình. Tất nhiên, mọi lựa chọn đều có những ưu & khuyết điểm riêng. Mình chỉ xin nhắc các bạn rằng: những Wedding Planner có kiến thức và những mối kiên kết riêng, còn bạn thì không.

+ Các bạn không thể cùng lúc giỏi về mỹ thuật, định hướng thẩm mỹ, nắm bắt được các xu hướng váy cưới, thời trang, có kiến thức về phân bố không gian, cách sử dụng âm thanh, ánh sáng…

+ Các bạn không biết nhiều về hoa, màu sắc, về cách lên workflow cho chương trình cũng như không thể tự mình kiểm tra / đốc thúc công việc trong ngày cưới.

+ Các bạn cũng không có những kiến thức cơ bản về kinh tế / tài chính để quản lý ngân sách 1 cách hiệu quả…

Vì vậy, nên cân nhắc giữa khả năng thực tế của mình và những yếu tố đó để quyết định tự làm hay nhờ đến 1 Wedding Planner chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, mình tin chắc các bạn cũng khó có thể tìm được những ưu tiên đặc biệt khi liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ.

Ví dụ như khi bạn đưa 1 thiết kế mình thích cho các nhà cung cấp dịch vụ trang trí và mong muốn họ làm theo. Điều đó gần như là không thể bởi mức đầu tư cho 1 concept mới không phải là nhỏ. Nhưng đó lại là việc mà các Wedding Planner có thể làm được khi giữa họ và phía trang trí bên còn có những mối liên kết khác với nhau.


10/. Nói vậy vai trò của Wedding Planner là quan trọng nhất?

Trên 1 phương diện nào đó thì đúng là vậy. Bởi Wedding Planner là người kết nối tất cả mọi thứ lại với nhau. Từ nhân lực cho đến tất cả các công việc khác. Bạn hãy tưởng tượng đó là một đoàn tàu đang lao về ga cuối trong sự khống chế của thời gian. Các nhà cung cấp sẽ là các toa chở đầy hàng hoá, còn Wedding Planner chính là đầu tàu và dây xích để kết nối các toa lại với nhau.

Nhưng  nói thế thì vẫn chưa đủ. Một đám cưới thành công luôn là thành quả của teamwork. Không chỉ gói gọn trong team của Wedding Planner, mà còn mở rộng ra với tất cả mọi nhân tố tham gia tạo thành đám cưới đó. Đó là sự đóng góp công sức của tất cả mọi người. Thiếu họ, Wedding Planner cũng bất lực và không có nhiều ý nghĩa. Một đám cưới chỉ trọn vẹn khi và chỉ khi mỗi mắt xích trong đó hoạt động hiệu quả và trơn tru.


11/. Phong cách của Cầm là gì?

wedding planner: from A-Z (#5)

Nếu đơn giản thì câu trả lời thường sẽ là: “Thì / Là / Mà… Phong cách của Cầm là hiện đại, sang trọng, hay vintage, rustic…” gì gì đó. Nhưng mình không nghĩ như vậy bởi mình không thích gọi những điều đó là phong cách, nghe nó “đao to búa lớn” quá.

Với đám cưới và quan điểm của mình về đám cưới, mình chỉ đơn giản muốn đặt TÌNH CẢM lên hàng đầu. Tình cảm của 2 vợ chồng, tình cảm của bố mẹ dành cho con, tình cảm bạn bè, và tình cảm của khách mời dành cho chủ nhân của ngày hạnh phúc ấy…

Mình muốn thấy, muốn cảm nhận được tất cả những thứ vô hình đó hơn là 1 đám cưới mà khi xem xong, mọi người chỉ trầm trồ: “Woa, đám cưới tiền tỷ ở khách sạn này, resort kia…” mà thậm chí không nhớ đến cô dâu, chú rể là ai.

Mình muốn cô dâu & chú rể phải là hạt nhân, là trung tâm của ngày hôm đó chứ không phải những thứ phù phiếm xung quanh. Thế nên, mình tập trung rất nhiều vào câu chuyện, vào tình yêu của 2 người… Và đám cưới nào mình cũng focus vào những điều đó. May thay đến giờ, những cô dâu và khách mời đã từng đi qua những đám cưới mình làm đều vẫn nhớ mãi về ngày hôm đó.


12/. Những THUẬN LỢI & KHÓ KHĂN của các Wedding Planner ở Việt Nam hiện nay.

Thực lòng, nếu hỏi mình thuận lợi nói chung là gì? Thì câu trả lời thẳng thắn sẽ là: không hề có thuận lơi gì cả. Còn nói riêng, mình biết ơn vì đã tìm được những partner thực sự ăn ý để có thể làm việc cùng nhau.

Còn về khó khăn thì nhiều, nhiều vô kể. Có thể tạm kể ra đây như:

+ Văn hoá truyền thống VN chưa dễ dàng chấp nhận việc thuê 1 người lạ để tổ chức đám cưới cho con / cháu mình.

+ Khách hàng, các cô dâu vẫn còn chưa hiểu rõ và đôi khi không hiểu công việc của 1 Wedding Planner. Hoặc có sự nhầm lẫn giữa các khái niệm.

+ Sự nhập nhằng, thiếu minh bạch của nhiều người làm trong nghề khiến các cô dâu dễ hiểu lầm và hiểu sai về nghề.

+ Thiếu những nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp & có tâm với nghề, với khách hàng.

+ Sự cạnh tranh thiếu lành mạnh của 1 bộ phận người làm nghề với nhau.

+ Tình trạng ăn cắp chất xám tràn lan, thô bỉ…

+ Giá cả của những nhà cung cấp dịch vụ rất vô chừng và không theo 1 chuẩn mực nào cả.

+ Không có 1 tổ chức, hiệp hội nghề nghiệp chuyên biệt để định hướng cũng như có tiếng nói cần thiết bảo vệ các cô dâu và cả Wedding Planner.


Bài viết này, mình muốn viết từ đã lâu… nhưng lần lữa mãi đến hôm nay mới có thể hoàn thành. Một bài viết tổng hợp tất cả những gì xung quanh từ “Wedding Planner” để qua đó, có thể định nghĩa 1 cách rõ ràng và thực tế nhất về công việc này.

Mong rằng nghề “Wedding Planner” ở Việt Nam sẽ dần dần trở về đúng với con đường mà lẽ ra nó đã phải đi

© Words copyright by NhuCam

NhuCam

Cầm không có gì đặc biệt cả, chỉ là 1 đứa yêu "Đám Cưới" và tất cả những gì liên quan đến CƯỚI. Bà chị già của mấy bé trong Team và (đôi khi) là 1 người bạn của các cô dâu, để có thể tâm sự, chia sẻ những vui buồn trong cuộc sống.

Mong là cái blog nhỏ này của Cầm sẽ giúp ích được phần nào, để các bạn khỏi bỡ ngỡ khi bắt tay vào việc chuẩn bị cho ngày vui nhất đời mình.

Latest posts by NhuCam (see all)

Leave a Reply